Etika Mengirim E-Mail yang Baik dan Benar

Attachment dan Judul

E-mail bukanlah barang baru. Sudah beberapa dekade ini email digunakan oleh umum. Namun tetap saja beberapa orang masih saja belum menguasai dasar-dasar mengirimkan e-mail yang benar. Seperti misalnya menuliskan judul yang efektif.

Contohnya saya baru-baru ini menerima e-mail dengan judul "Dari Tono". Wahai Tono, saya sudah tahu bahwa e-mail itu kamu yang mengirimkan. Alamat e-mail kamu sudah tertulis jelas di Inbox bahkan namamu. Yang aku tidak ketahui adalah mengapa saya harus membaca e-mail mu?

Inbox e-mail di Microsoft Outlook yang saya gunakan seringkali berisi judul" seperti itu yang samasekali tidak menggambarkan apa sebenarnya isi e-mail yang ingin ia sampaikan. Rasanya seperti tiba-tiba pintu rumah saya digedor, seseorang mengintip dari jendela, melihat tidak ada siapapun di rumah. Saya bahkan seringkali melewatkan e-mail tersebut dengan tidak membacanya.

Judul merupakan hal yang penting dalam dunia e-mail. Sama saja seperti halnya surat biasa yang kita kirimkan lewat pos.

Buatlah judul yang pendek namun dengan informasi yang tepat. Jika misalnya kamu mengirimkan email komplain kepada customer service XL saat koneksi Internet anda bermasalah, berikan keterangan singkat pada judul. Seperti misalnya: "Koneksi Internet bermasalah menggunakan APN xlspeed".

Ingatlah bahwa judul e-mail lah yang pertama kali dilihat sang penerima. Sebaiknya judul merupakan ringkasan yang sangat singkat yang menggambarkan inti permasalahan. Jika belum juga memperhatikan hal ini, seperti saya juga, jangan bingung jika pesan anda tidak dibaca samasekali.

Tiga Cara Menghindari Lupa Menyertakan Attachments

Mungkin bagian ini penting bagi orang-orang yang menggunakan sarana e-mail untuk kegiatan bekerja. Seperti misalnya sebuah file laporan keuangan yang harus dikirimkan kepada kantor pusat. Anda tentu tidak ingin mendapatkan reply berisi "Mana file laporannya????"

Untuk menghindarkan kesalahan seperti ini, pertimbangkanlah menginstal plug-in yang akan mengingatkan attachment jika memang belum disertakan.

Untuk anda pengguna Outlook 2007 dapat memanfaatkan Missing Attachment PowerToy, atau Forgotten Attachment Detector (yang mendukung pilihan keyword bahkan mengingatkan judul yang masih kosong).

Untuk versi Outlook lama, silahkan mencoba Attached4Sure yang mendukung Outlook hingga versi 2002.

Dan mengapa anda harus mencobanya? Karena plug-in yang saya sebutkan diatas adalah GRATIS!